今回は「統合型校務支援システム」を導入して、よかった点、メリットをご紹介します。
小学校や中学校で「校務支援システム」の導入を検討している方はぜひ参考にして下さい。
名簿を一元化すると便利なこと
導入した学校の例
A先生「B先生、さっそく校務支援システムを使ってるんですね！」
B先生「どんなことができるのかなぁと思って色々触っています。」
B先生「今までエクセルで管理していた名簿を一元管理できるので便利ですよ！」
A先生「本当だ！この名簿が私のところの名簿にも反映されるんですね。」
名簿作成にかかる業務が簡素化され、常に最新の名簿情報を手に入れることができ、転記作業もなくなります。
「校務支援システム」は名簿情報を「マスター名簿」として一元化することで、個々の教員が名簿情報を入力・修正する必要がありません。
例えば、学籍担当の先生が、転出した児童生徒の情報をマスター名簿に反映しておけば、各教員が印刷する名簿は転出情報が反映された最新の名簿になります。
「校務支援システム」では、名簿レイアウト（名簿に入れる項目や行数の型）を作成しておけば、マスター名簿から必要な情報を取り出して、自動的に名簿を作成することができます。
地区名簿や委員会名簿、クラブ活動名簿など「校務支援システム」には、様々な名簿レイアウトがあらかじめ登録されているので、必要なときに必要な名簿をすぐに印刷することができます。
名簿から名簿への転記作業もなくなります。
マスター名簿で名簿情報を一元化
マスター名簿として名簿情報を一元化できるので、同じ情報を何度も書いたり、入力する必要がなくなります。
常に最新の名簿情報が反映されるので、年度初めなど一刻も早く学級名簿が欲しいときにすぐに名簿を印刷することができます。
学校独自の名簿レイアウトや賞状などが作成できる。
学校独自の名簿レイアウト（名簿に入れる項目や行数の型）を作成することができます。名簿レイアウトは、学校で共有されているので、他の教員が作成した名簿レイアウトや過去に作成した名簿レイアウトも使用できます。
名簿だけでなく、賞状や記録証、名前シールや学生証などのレイアウトを作成して児童生徒に渡すこともできます。システムによっては、名簿情報より連絡網を自動で作ってくれる機能もあるようです。
毎日の出欠状況
導入した学校の例
校長先生「さぁて、どうかな・・・」
校長先生「おお！先生方が入力してくれた出欠情報がリアルタイムで分かりますよ！」
教頭先生「校務の情報化は、管理職にも大きなメリットがありますね。」
養護教諭「これまで、先生方に直接聞いていた時間が効率化されました！」
「校務支援システム」を使えば、欠席者数の集計や欠席者一覧をすぐに確認することができます。正確な状況把握ができ、素早い対処につながります。
特にインフルエンザが流行している時期などは、朝早い段階で正確な出欠状況を把握したいものです。
「校務支援システム」に朝の出欠席情報を登録すると、欠席者数や欠席率などが自動で集計され、素早く出欠状況を把握することができます。
欠席者数や欠席率を確認して、学級閉鎖の判断を素早くできます。
また、当日の欠席者や長期欠席者の情報も一覧で把握できます。
これらの情報をもとに、気になる児童生徒の保護者への連絡や、家庭訪問の指示も出せます。
前日欠席していた児童生徒に直接声を掛けるなど、きめ細やかな指導や対応もできます。
出欠黒板で欠席者数や欠席率が分かる
学級、学年、学校単位の欠席人数が分かります。欠席率も確認することができるので、学級閉鎖の判断に役立ちます。
欠席者を一覧で確認できる。
欠席者の情報を一覧で閲覧することができます。欠席理由も確認できるので、欠席者が多いときには、どのような症状が流行しているのか情報を掴むことができます。
電話番号も同時に確認できるので、すぐに家庭へ連絡することができます。
皆勤賞の児童生徒を探すことができる
欠席の情報だけれなく、出席の情報も活用できます。１年間の皆勤賞や入学以来の皆勤賞の児童生徒を探すことができます。
出席簿の作成
導入した学校の例
A先生「B先生！」
A先生「そこのボタンを右クリックすると・・・」
A先生「ほーら、月の出欠席者の合計が自動で集計されるんですよ！」
B先生「本当だ！今までと比べて、時間の節約になるわね！」
「校務支援システム」を使って毎日の出欠情報を入力しておくと、自動的に出欠席合計が計算されます。時間が短縮され、計算ミスがありません。
出欠簿に書き込んだ出欠情報から、月末までにそれぞれの児童生徒の出欠席日数を計算するのは、大変な作業です。
「校務支援システム」に毎日の出欠情報を入力すると、出欠席日数が自動で集計され、計算にかかる手間を省くことができます。また、毎日の出欠情報を正確に入力しておけば、計算ミスもありません。
「月」「学期」「年間」の単位で集計できるので、ここで集計した値をそのまま通知表に反映させることができます。
自動的に出欠席日数や欠席理由が集計できる
毎日、出欠情報を入力しておくと、「月」「学期」「年間」の出欠席日数が自動的に集計されます。欠席理由ごとの日数も一覧で確認することができます。
連続欠席を確認できる
出欠情報を入力する際に、連続欠席の部分が目立って表示されます。連続欠席の児童生徒に対して、早い段階から注意を払うことができます。
自動的に月末在籍者数がカウントできる
名簿に登録されている情報から、出席簿に記載する学級の月末在籍者数を、自動的にカウントできます。
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